La gestione dei documenti in maniera tradizionale è senza dubbio un processo oramai superato: scrivere, stampare, firmare, spedire, fotocopiare/scansionare, archiviare, recuperare, sono tutte attività che, oltre a richiedere dispendio di tempo ed energia, sono soggette a un tasso di errore elevato.

La Dematerializzazione è un processo articolato, abbastanza complesso, che consente, mediante l'ausilio di mezzi informatici, la conversione di un documento cartaceo in un documento informatico (o elettronico, secondo il recente Regolamento europeo eIDAS 910/2014/UE) finalizzato all'eliminazione dei supporti analogici.

Tale processo, non si esaurisce attraverso un semplice atto meccanizzato di trasformazione, ma acquista, grazie all'impiego dei prodotti tecnologici oggi disponibili, valore giuridico e probatorio. Difatti, non è sufficiente la semplice apposizione della firma elettronica, - la quale comunque può essere liberamente valutabile in giudizio in considerazione delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità - in quanto il documento informatico così sottoscritto, non è in grado di garantire provenienza ed integrità, in sostanza, non offre alcuna garanzia circa le possibili alterazioni e/o contraffazioni del suo contenuto intervenute dopo la sua formazione.

Per attribuire al documento una maggiore garanzia e capacità probatoria è necessario ricorrere ad una delle seguenti firme: Firma Avanzata, firma qualificata o firma digitale, nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 20, comma 3.

In questo contesto, la firma, già di per se "perfetta", potrebbe perdere le sue caratteristiche, nel caso in cui dovesse scadere o venir revocato il certificato.

 Da qui l’importanza della Marca Temporale, che, apposta su un documento informatico, provvede a congelare nel tempo l’efficacia probatoria di una firma digitale, sempre che la sua apposizione sul documento sia antecedente alla scadenza o revoca del certificato.